Gestructureerde elektronische facturatie: voor wie is ze verplicht in België?
Sinds 1 januari 2026 moeten in België gevestigde btw-plichtigen hun facturen tussen ondernemingen (B2B) in een gestructureerde elektronische vorm verzenden en ontvangen, standaard via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail is geen gestructureerde factuur. Sommige situaties vallen buiten het toepassingsgebied, waaronder verrichtingen met niet-belastingplichtige klanten en bepaalde vrijgestelde belastingplichtigen.
- Gepubliceerd
- Laatst herzien
- Van toepassing op
- B2B-verplichting van toepassing sinds 1 januari 2026
Definitie — Peppol
Peppol is een netwerk voor de uitwisseling van gestructureerde handelsdocumenten. Elke onderneming is bereikbaar via een toegangspunt en een Peppol-adres; facturen circuleren in een machineleesbaar formaat (Peppol BIS), niet als afbeelding of pdf.
Wie valt onder de verplichting
In België gevestigde belastingplichtigen die periodieke btw-aangiften moeten indienen, voor hun facturen aan andere belastingplichtigen. Buiten de uitgifteplicht vallen verrichtingen aan particulieren (B2C), belastingplichtigen in staat van faillissement en bepaalde vrijgestelde belastingplichtigen of bijzondere regelingen. Voor een klant in het buitenland gelden andere regels.
Wat er in de praktijk verandert
De verandering is eerst operationeel en pas daarna fiscaal:
- uw facturatiesoftware moet op het netwerk zijn aangesloten, rechtstreeks of via een dienstverlener
- uw aankoopfacturen komen in een gestructureerd formaat binnen en niet langer per e-mail
- facturatiegegevens moeten volledig en genormaliseerd zijn, met correcte btw-identificatie, referenties en verplichte vermeldingen
- interne goedkeuringsstromen verhuizen naar het hulpmiddel en verlopen niet langer via de mailbox
Wat u moet voorbereiden
Controleer of uw huidige software Peppol BIS kan verzenden, verifieer de btw-nummers van klanten en leveranciers, bepaal wie geweigerde facturen opvolgt en stem de boekhouding af om twee parallelle stromen niet langer dan nodig te behouden.
Gevolgen voor het boekhoudwerk
Gestructureerde facturatie vermindert invoerwerk en btw-afwijkingen, maar verplaatst het controlepunt: de kwaliteit van de gegevens bij uitgifte wordt doorslaggevend. Fouten worden gecorrigeerd met gestructureerde creditnota's, niet door een nieuwe pdf te versturen.
Veelgemaakte fouten en uitzonderingen
- Aannemen dat een pdf of een factuur per e-mail aan de verplichting voldoet.
- De verzending aansluiten zonder de ontvangst van aankoopfacturen te organiseren.
- Foutieve of inactieve btw-nummers van klanten waardoor de verzending mislukt.
- Twee parallelle circuits langdurig behouden, met verschillen tussen boekhouding en aangiften als gevolg.
Volgende stap
We controleren uw facturatieketen en passen de boekhoudkundige verwerking daarop aan.
Bronnen
- FOD Financiën — gestructureerde elektronische facturatie (B2B)Gecontroleerd op
- FOD Economie — elektronische facturatie en het Peppol-netwerkGecontroleerd op
- Peppol — Peppol BIS Billing-specificatiesGecontroleerd op